【体制別に解説】訪問歯科のスケジュール管理を自動化｜Dr1名・複数衛生士体制にも対応

訪問歯科のスケジュール、毎日同じ時間設定で組んでいませんか？

「今日はリハビリに力を入れたい日」「Drが少なく、衛生士に多く動いてもらう日」——訪問歯科の現場では、医院のスタッフ体制も、患者さんのニーズも、日によって大きく変わります。それなのに、スケジュールは毎回”同じ型”で組んでいませんか？

スケジュール自動計算ツール「スグデルタイムPro」は、その日の体制や診療内容に合わせて柔軟に設定を変えられるのが大きな特徴です。今回は、現場でよくある2つの体制パターンを例に、具体的な活用法をご紹介します。

「毎日同じ設定」が現場の非効率を生んでいる

訪問歯科では、「この施設は患者さんが5名だから○分」と、施設ごとに固定のスケジュールを使い回しているケースがよく見られます。しかし現実には、同じ施設・同じ人数であっても、日によって状況はまったく異なります。

丁寧な口腔リハビリを提供したい日もあれば、Drが1名しか確保できず、衛生士に多く動いてもらう必要がある日もある。そのたびに手動でスケジュールを組み直すのは手間がかかるうえ、ミスも生まれやすくなります。

スグデルタイムProが目指したのは、「その日の体制と診療内容を入力するだけで、最適なタイムラインが自動で出力される」という仕組みです。以下に、代表的な2つの体制パターンをご紹介します。

ケース1：手厚いケアを提供したい日——全体設定でしっかり時間を確保

こんな日に起きがちな問題

訪問口腔リハビリなど、患者さんにしっかり時間をかけてケアを行いたい日。スタッフも充実しており、一人ひとりに丁寧に向き合いたい——そんな方針で訪問に臨んでも、スケジュールが「いつも通りの時間」で組まれていると、気づけば時間が押してしまい、後半の患者さんへの対応が駆け足になってしまうことがあります。

スグデルタイムProの活用法

この場合は、ツールの「全体設定」でDrやスタッフの処置時間をあらかじめ「24分」などに設定してシミュレーションするのがおすすめです。全体設定を変えるだけで、全患者分のスケジュールが一括で再計算されるため、「今日はしっかりケアする日」という方針がスケジュール全体に反映されます。

さらに、義歯調整や処置内容が複雑な患者さんには「個別時間設定」で時間を追加することができます。たとえば「患者Aさんだけ追加で15分」といった設定が可能で、他の患者さんのスケジュールへの影響も自動で調整されます。

丁寧な診療と、安全な移動・帰院時刻の確保を、同時に実現できるのがこの機能の強みです。

ケース2：Dr1名・衛生士2名体制——複数スタッフの動きを自動でタイムライン化

こんな日に起きがちな問題

Drが1名しか確保できない日、多くの患者さんの全身状態を効率よく確認しながら、ケアは複数の衛生士に分担してもらいたい——そんな体制では、スケジュール作成が一気に複雑になります。

「Drが次の患者さんに移れるのはいつか」「衛生士2名がそれぞれ何時から動けるか」を手動で整合させようとすると、表計算ソフトを駆使しても相当な時間がかかります。しかもそのスケジュールが「人間的にありえない時間の重なり」を含んでいても、手作業では気づきにくいのが現実です。

スグデルタイムProの活用法

スグデルタイムProでは、「全体設定」でDrの時間を5分、スタッフ数を2名に設定するだけで、複数スタッフの動きを考慮した無駄のないタイムラインが自動で出力されます。

具体的には、Drが5分で状態確認を行ったあと、衛生士スタッフ1・スタッフ2がそれぞれ順番にケアを担当するという流れが、患者さんの人数分にわたって自動で整列されます。「Drに待ち時間が生じない」「衛生士2名が効率よく動ける」という2つの条件を満たすタイムラインを、入力一つで作れるのは大きなメリットです。

また、「Dr同行モード」と「STのみ巡回モード」の切り替えも可能です。たとえば午前はDr同行、午後は衛生士のみで巡回、といった運用にも対応できます。

Googleマップ連携で「移動時間込み」のリアルなスケジュールに

どれだけ診療時間を丁寧に設定しても、施設間の移動時間が抜け落ちていれば、スケジュールは絵に描いた餅です。

スグデルタイムProは、訪問先の住所を入力してルート計算ボタンを押すと、Googleマップ上での施設間の移動時間を自動算出し、スケジュールに組み込みます。「移動20分のはずが実際は30分かかった」という現場あるあるを防ぎ、帰院予定時刻まで含めたリアルなタイムラインが完成します。

体制設定・診療時間・移動時間のすべてが統合されたスケジュールをA4で印刷し、その通りにレセコンへ入力するだけ。チーム全員が同じスケジュールを共有できるため、現場の連携もスムーズになります。

開発者より——どんな体制にもフィットするツールを目指して

訪問歯科の現場は、「正解が一つではない」世界です。医院ごとに体制は異なり、同じ医院でも曜日や季節によってスタッフ構成は変わります。患者さん一人ひとりの状態も、毎回同じではありません。

スグデルタイムProを開発するうえで一番大切にしたのは、「どんな体制にもフィットし、現場の混乱をなくす」という一点でした。画一的なスケジュールを押しつけるのではなく、その日の状況を入力するだけで最適解が出てくる——そういうツールであるべきだと考えています。

スタッフが安心して動け、患者さんにしっかり向き合える環境を、一つでも多くの訪問歯科チームに届けたい。その想いが、このツールの根底にあります。

まとめ

「うちの体制ならこう使えばいいのか！」そう感じていただけた方は、ぜひスグデルタイムProをお試しください。